Ai fini della ripartizione del compenso di copia privata gli aventi diritto dovranno inviare, nei tempi e con le modalità indicate nel regolamento, la Dichiarazione relativa a un determinato anno di competenza - contenente le infomazioni necessarie per consentire la determinazione della percentuale spettante sul compenso di copia privata maturato in quel medesimo anno - nel quale sono indicati i parametri e i criteri che dovranno essere seguiti nella compilazione della dichiarazione e i documenti richiesti nella dichiarazione.
Gli aventi diritto, oltre alla documentazione sopra specificata, dovranno far pervenire , debitamente compilato e firmato, anche copia del contratto per conferire all'Agenzia l'incarico per l'incasso e la ripartizione della quota dei proventi di copia privata a loro spettanti.
A partire dall'anno 2010 e per le annualità successive tutti gli aventi diritto dovranno allegare alla fattura emessa per le competenze maturate per tali annualità una manleva rilasciata all'Agenzia redatta secondo lo schema richiesto per ciascun anno di competenza.